Ý chính
- Bốn tài liệu là mức tối thiểu: giấy chứng nhận xuất xưởng cho từng lô, bảng thông số vật liệu, khai báo hoá chất theo REACH, và quy tắc truy xuất lô.
- Truy xuất lô là thứ đắt nhất khi thiếu: không có nó thì một lô lỗi buộc phải thu hồi toàn bộ tồn kho thay vì đúng lô liên quan.
- Bảng thông số vật liệu phải ghi dải nhiệt độ và độ cứng Shore A đo được, không phải chỉ ghi tên hợp chất. NBR là một họ vật liệu, không phải một quy cách.
- Nên đòi mẫu nghiệm thu lô đầu trước khi mở mã, và ghi rõ trong đơn hàng đầu tiên rằng lô đó là lô nghiệm thu.
Mở mã một nhà cung cấp vật tư làm kín không khó về kỹ thuật. Chỗ mất thời gian là hồ sơ, và phần lớn thời gian mất đi là do danh sách tài liệu được gửi từng đợt thay vì gửi một lần.
Dưới đây là mức tối thiểu thường gặp ở nhà máy FDI, kèm lý do từng thứ tồn tại. Đòi đủ ngay từ đầu thì rút được vài tuần.
1. Giấy chứng nhận xuất xưởng, theo từng lô
Không phải một giấy chung cho cả mã hàng, mà một giấy cho mỗi lô giao.
Nội dung cần có: mã hàng, số lô, số lượng, ngày sản xuất, và xác nhận lô đó được sản xuất theo đúng quy cách đã duyệt. Có chữ ký hoặc con dấu của bộ phận chất lượng bên bán.
Lý do nó tồn tại: khi một vị trí lắp hỏng sớm, câu hỏi đầu tiên luôn là lô nào. Không có giấy theo lô thì không có câu trả lời.
2. Bảng thông số vật liệu
Đây là tài liệu hay bị gửi thiếu nhất, vì bên bán thường gửi một dòng "NBR" và coi thế là đủ.
NBR là một họ vật liệu, không phải một quy cách. Hai hợp chất NBR khác nhau về hàm lượng acrylonitrile có dải nhiệt độ và khả năng chịu dầu khác nhau rõ rệt. Bảng thông số cần ghi:
- tên hợp chất và nhà sản xuất hợp chất
- độ cứng Shore A, kèm dung sai
- dải nhiệt độ làm việc liên tục, và mức đỉnh ngắn hạn nếu có
- khả năng tương thích với nhóm môi chất
Không có bảng này thì mọi so sánh giữa hai nhà cung cấp đều là so tên gọi.
3. Khai báo hoá chất
Với nhà máy có xuất hàng đi châu Âu, khai báo REACH về chất thuộc danh mục quan tâm cao là bắt buộc trong chuỗi cung ứng.
Với chi tiết đi vào thiết bị điện và điện tử thì cần thêm khai báo RoHS.
Hai khai báo này không thay thế nhau và không phải nhà cung cấp nào cũng có sẵn. Hỏi sớm, vì đây là loại tài liệu bên bán phải xin ngược lên nhà sản xuất hợp chất và mất thời gian nhất.
4. Quy tắc truy xuất lô
Cần biết trước khi mua: số lô được in ở đâu, trên chi tiết hay chỉ trên bao bì, và giữ được bao lâu sau khi mở gói.
Đây là thứ đắt nhất khi thiếu. Một lô có vấn đề mà không truy được thì phạm vi thu hồi là toàn bộ tồn kho của mã đó, cộng mọi vị trí đã lắp kể từ lần nhập gần nhất. Có truy xuất thì phạm vi thu hẹp về đúng lô.
Lô nghiệm thu đầu tiên
Trước khi mở mã chính thức, nên đặt một lô nhỏ và ghi rõ trong đơn hàng rằng đây là lô nghiệm thu.
Cách này giữ được hai thứ: bên bán biết lô đó sẽ bị kiểm kỹ, và bên mua có căn cứ để từ chối mà không phá vỡ thoả thuận thương mại nếu kết quả không đạt.
Nội dung kiểm nằm ở bài nghiệm thu lô phớt nhập.
Những thứ không cần đòi
Cân nhắc bỏ khỏi danh sách: chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng của nhà phân phối trung gian, khi nhà sản xuất đã có; và báo cáo thử nghiệm cho từng lô với chi tiết tiêu chuẩn có sẵn.
Danh sách càng dài thì càng ít nhà cung cấp đáp ứng được, và bên đáp ứng được sẽ tính phần chi phí đó vào giá. Đòi đúng bốn nhóm ở trên là đủ cho phần lớn vị trí lắp.
